Auditing is een waardevol instrument. Het plannen, uitvoeren, rapporteren en opvolgen van verbeteracties is –mits goed uitgevoerd- een goed hulpmiddel bij het verwezenlijken van de ambities van een organisatie.
Auditing dwingt tot nadenken, analyseren en verbeteren. Het is een moment van reflectie op de eigen activiteiten waar in de hectiek van alle dag niet altijd aan toegekomen wordt. Een uitgebalanceerd programma, al of niet thematisch geprogrammeerd, zorgt voor overzicht en inzicht in de samenhang van processen en de rol van zowel de directie als de medewerkers in dit geheel.
Veel organisaties hebben al jarenlang een (gecertificeerd) kwaliteitsmanagementsysteem. Gedurende deze periode zijn er veelal tientallen audits uitgevoerd door zowel interne als externe auditoren.
De ervaringen met het instrument auditing zijn niet altijd positief. Dit is deels te wijten aan de rigide en veelal controlerende insteek die gekozen wordt bij het opstellen en invullen van auditprogramma’s. Een ander deel is te wijten aan de historische opzet van procedures en gedetailleerde werkinstructies waarbij gewoontegetrouw elke procedure periodiek getoetst wordt. Gecombineerd met een gebrek aan auditroutine, onzekerheid bij het benaderen – en vooral doorvragen – bij collegae en typische auditvalkuilen als stokpaardjes en het direct zoeken naar ad hoc oplossingen draagt dit ertoe bij dat wat Borging & Verbetering zou moeten zijn vaak nog steeds Inspectie is.
Eindeloos inspecteren leidt echter tot niets!
Wanneer we kijken naar de ontwikkelingen in de ISO series kan geconstateerd worden we met de introductie van de zogenaamde High Level Structure nu eindelijk een eenduidig preventief bedrijfsmodel hebben verkregen waarbij niet alleen naar interne risico’s worden gekeken maar ook naar de externe bedrijfsomgeving, belanghebbenden etc.
Dit betekent echter wel dat er ook een andere aanpak van de interne auditors gevraagd wordt waarbij er meer gericht gekeken wordt naar de risico’s en de mate van beheersing daarvan.
Auditen krijgt dus meer en meer een preventieve signaalfunctie en is een essentieel onderdeel van kwaliteitszorg en continue verbetering.
Audits uitvoeren
Er zijn verschillende mogelijkheden om een audit te programmeren, ook zijn er diverse audiotechnieken en -instrumenten waarmee men kan toetsen of alle aan alle afspraken is voldaan. Een organisatie kan worden geaudit worden op, bijvoorbeeld:
- Processen en procesindicatoren
- Afdelingen
- Projecten
- Thema’s
- Beleid en doelstellingen
- Risico’s
Maatwerk training Interne Audits
Wist u dat wij zeer regelmatig maatwerk trainingen verzorgen voor interne audits? Tijdens zo'n training gaan we niet alleen in op audioprincipes, audit vaardigheden maar kijken we ook naar de verbetermogelijkheden.
Door tijdens de training audits uit te voeren in het eigen bedrijf wordt een en ander gelijk praktisch gemaakt. De trainingsaudits worden ook daadwerkelijk als een interne audit gerapporteerd en opgevolgd.
Goed voorbereid op de externe audit
Vindt u dit een interessante insteek? Dan is het goed om te weten dat wij jaarlijks een toenemend aantal klanten ondersteunen bij het uitvoeren van de interne audits en / of het uitvoeren van leveranciersbeoordelingen.
Samen met de KAM manager bereiden wij de audit voor door te kijken naar de proces prestaties, klachten en afwijkingen. Vervolgens geven wij de interne auditoren een kick off sessie waarna zij zelf de audit voorbereiden met eventuele ondersteuning.
Na de voorbereiding voeren zij de audits uit, waarbij onze adviseur (gedeeltelijk) mee loopt en waar nodig is aanvult.
De adviseur van Nova Invicta rondt vervolgens af door de auditrapporten te beoordelen en daarbij de "rode draden" te identificeren en de verbeteracties af te stemmen.
Zo bent u optimaal voorbereid op de externe audit door de certificerende instelling!
